En los últimos años, las pequeñas empresas y los autónomos se vienen enfrentando a un verdadero calvario para poder cumplir de forma ágil con las solicitudes de sus clientes en materia de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) .
Las plataformas de gestión documental CAE han facilitado el cumplimiento legal a sus clientes, que habitualmente son empresas de cierta dimensión, pero ha supuesto un dolor de cabeza importante para las pequeñas empresas y los trabajadores autónomos.
¿Y cuáles son los principales problemas que se encuentran con las plataformas?
No son nada intuitivas para trabajar
Todas son diferentes y no se parecen entre sí
Cada una pide diferente documentación
La documentación la piden de forma diferente
Las fechas de caducidad son diferentes
Y etc, etc...
Porque resulta que una plataforma te pide que la póliza de responsabilidad civil y el recibo bancario los aportes en un mismo PDF, pero otra lo quiere por separado... O en una te aceptan un certificado de formación de los trabajadores en tu formato de empresa, pero en otra quieren su propio formato, o que esté firmado por el trabajador, o que debe renovarse cada tres años, o.... todo ello, un trabajo complicado si trabajas con diferentes clientes y plataformas . Y si a esto le sumas subcontratación, el efecto es multiplicador.
¿Cómo hemos llegado hasta aquí?
Recuerdo perfectamente el momento de la publicación de la Ley de Subcontratación en el sector de la construcción , de las primeras cuestiones que se plantearon, de cómo la creación del Registro de Empresas Acreditadas (REA) nos debía ayudar, de la aparición de la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) que nos permitiría acceder a los registros de formación de los trabajadores de forma fácil... Todo eran buenas intenciones, pero al final el REA ha resultado ser un documento más a obtener, la TPC no se ha implantado, y toda la labor de control ha recaído sobre las empresas, esa es la realidad.
Y así nos encontramos ahora, cuyas necesidades de control son cada vez más exigentes, porque las consecuencias de los incumplimientos recaen solidaria o subsidiariamente en los contratistas.
Y como la CAE es obligatoria para todos , esto se ha trasladado desde el sector de la construcción al resto de sectores profesionales.
¿Y cómo lo afrontamos y solucionamos?
La verdad es que, como ya decía al principio del artículo, para la mayoría de autónomos y pymes, la gestión documental es un dolor de cabeza añadido a su trabajo habitual y deben dedicarle un tiempo y esfuerzos a mantener en el día sus documentos en las plataformas con las que trabajan sus clientes. Esta dedicación será mayor o menor en función del tipo de cliente con el que trabajen y su nivel de exigencia en este aspecto.
La mejor manera es, ante todo, mantener al día la documentación de la empresa y los trabajadores (y, en su caso, de sus subcontratistas). Esto facilitará mucho la tarea posterior de alimentar a las diferentes plataformas.
Poder contar con un sistema de gestión documental adecuado y adaptado a nuestras necesidades, es fundamental. Te recomendamos visitar www.vitradoc.com para conocer los beneficios de disponer de un gestor documental que nos puede facilitar mucho el trabajo.
La subcontratación de la gestión de plataformas es también cada vez algo más habitual, y es una opción que muchas empresas y autónomos ya están haciendo, a fin de poder externalizar este servicio con personal experto.